PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Kata “organisasi” mempunyai dua pengertan umum. Pengertian pertama menandakansuatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertan kedua berkenaaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organsisa di alokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organsasi dapat terjadi dengan efisien.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya – sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organsasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan – kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan – kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupaan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam – macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal –hal berikut ini:

1.               Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaaan yang paling efektif sumber daya – sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.               Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan – kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikut dengan penguasaan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota – anggota kelompok.

3.               Hubungan – hubungan antara fungsi – fungsi, jabatan – jabatan, tugas – tugas, dan para karyawan.

4.               Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas – tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini:

1.            Pemerincian seluruh pekerjaaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.            Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat dilaksanakan oleh satu orang.

3.            Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuab yang terpadu dan harmonis.

Pelaksanaanproses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu : 1) pembagian kerja, 2) departementalisasi ( atau sering disebut dengan istilah departementasi), 3) bagan organisasi formal, 4) rantai perintah dan kesatuan perintah, 5) tingkat – tingkat hirarki manajemen, 6) saluran komunikasi, 7) penggunaan komite, 8) rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang dapat dihindarkan.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi ( disain organisasi ) dapat didefinisikan sebagai mekanisme – mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Adapun faktor – faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1.                  Strategi orgaisasi untuk mencapai tujuannya.

2.                  Teknologi yang digunakan.

3.                  Anggota ( karyawan ) dan orang –orang yang terlibat dalam organisasi.

4.                  Ukuran organisasi.

Sedangkan unsur – unsur struktur organisasi terdiri dari:

1.                  Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas- tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi ( pembagian kerja ) dan penyatuan tugas-tugas tersebut mmenjadi satuan-satuan kerja(departementalisasi)

2.                  Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksanaya untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti direncanakan.

3.                  Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang menintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4.                  Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5.                  Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

6.                   

PEMBAGIAN KERJA

            Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja ( division of labor ) yang memungkinan synergy terjadi.

            Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team sepakbola: dimana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, panjaga gawang dan pemain lainnya.pembagian kerja ini efektif karena bila hanya komponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah digunakan, dan latihan jabatan lebih mudah.

BAGAN ORGANISASI FORMAL

Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi ( organization chart ) untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sbb:

1.                  Pembagian kerja

2.                  Manajer dan bawahan atau rantai perintah.

3.                  Tipe pekerjaan yang dilaksanakan.

4.                  Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan.

5.                  Tingkatan manajemen.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi

Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi, yaitu:

1.                  Bentuk pyramid.

2.                  Bentuk vertical.

3.                  Bentuk horizontal.

4.                  Bentuk lingkaran.

DEPARTEMENTALISASI

            Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasialan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.

Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini adalah atas dasar:

1.                  Fungsi : pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan.

2.                  Produk atau jasa : divisi mesin cuci, lemari es, televise atau radio.

3.                  Wilayah : divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, atau Indonesia Timur dan Operasi Internasional.

4.                  Langganan : penjualan industry, pedagan eceran, pemerintah, militer atau konsumen.

5.                  Proses atau peralatan : departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing.

6.                  Waktu : kelompok kerja bias dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.

7.                  Pelayanan : bias mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi.

8.                  Alpha-numerial : bias digunakan pada pelayanan telepon dimana, missal, nomer 50001 – 99999 dalam departemen lain.

9.                  Proyek dan matriks : digunakan oleh perusahaan-perusahaan kontruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi-energi

Departementalisasi Fungsional

            Departemenfungsional mengelompokkan funsi-fungsi yang sama kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanak fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer computer, dan sebagainya.

            Kebaikan pendekatan fungsional. Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah pendekatan ini menjaga kekusasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. Pendekatan ni cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit ketrampilan-ketrampilan dasar pribadi, dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

            Kelemahan struktur fungsional.bagaimanapun juga, pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptkakan konflik atar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya ,emusatkan pada kepetingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Departementalisasi Divisional

            Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

            Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisional produk adalah pola logic yang dapat dikuti bila jenis-jenis prodeuk mempunyai teknolog pemprosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

            Struktur Organisasi Divisional atas dasar wilayah. Departementaslisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau diamansatuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.

            Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada produk atau jasa tertentu.

Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi seperti kegiatan manufacturing (pengeboran, penggilingan, perakitan)

Kebaikan Struktur Divisional

1.      Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat

2.      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

3.      Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggung-jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi

4.      Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas

5.      Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

6.      Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi

7.      Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik

Kelemahan Struktur Divisional

1.      Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” ptensial antar sumber daya -sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas

2.      Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi

3.      Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan

4.      Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi

5.      Masalah duplikasi sumber dayadan peralatan yang tidak perlu

ORGANISASI PROYEK dan MATRIKS

            Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya.

            Kedua bentuk departementalisasi proyek dan matriks mencakup cara-cara penggabungan personalian organisasi dengan berbagai spesialisasi untuk menyelesaikan suatu tugas.

Struktur Organisasi Proyek

            Departementalisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus.

           

Struktur Organisasi Matriks

            Departementalisasi matriks memiliki satu perbedaan pokok dengan departementalisasi proyek yaitu para karyawannya meempunyai dua atasan, sehingga mereka berada dibawah dua wewenang/dua rantai perintah.

            Rantai perintah pertama adalah fungsional atau divisional yang mengalir vertikal, dan yang kedua adalah rantai perintah lateral yang mengalir horizontal. Dua jalur aliran wewenang ini membentuk struktur organisasi dua arah yang menyerupai matriks, sehingga bentuk strukturnya disebut organisasi matriks.

Kebaikan Organisasi Matriks

1.      Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional

2.      Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik

3.      Melibatkan, memotivasi, dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan

4.      Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipatgandakan sumber-sumber yang beraneka ragam

5.      Mestimulasi kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek

6.      Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Kelemahan Organisasi Matriks

1.      Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif

2.      Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal

3.      Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan antar pribadi

4.      Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah kepada perdebatan daripada kegiatan

5.      Mengandung risiko timbulnya perasaan anarki

6.      Sangat mahal untuk diimplementasikan

KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI

            Terdapat tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal, yaitu:

Kesatuan tugas khusus (task forces)

            Biasanya dibentuk untuk menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi.

Panitia tetap (standing commitees) dan panitia Ad hoc

            Panitia tetap adalah bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi, seperti panitia anggaran dan panitia pengembangan produk baru. Panitia Ad hoc mempunyai fungsi yang sama, namun tidak bersifat tetap.

            Tujuan dibentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.

Dewan dan komisi

            Dewan (boards) dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Sedangkan para anggota komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administratif, legislatif, atau pengaturan, seperti komisi perfagangan, komisi harga, dan sebagainya.

Kegunaan Panitia

1.      Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik

2.      Meningkatkan penerimaan

Partisipasi cenderung meningkatkan penerimaan terhadap gagasan-gagasan atau program-program baru.

3.      Memperbaiki koordinasi

Selama diskusi panitia, para anggotadapat mempelajari bagaimana kegiatan-kegiatan dalam satuannya mempengaruhi pekerjaan satuan lain.

4.      Tempat latihan bagi para manajer

Panitia juga berfungsi sebagai tempat latihan bagi para eksekutif muda.

5.      Penyebaran kekuasaan

Panitia dapat menghidarkan penyalahgunaan kekuasaan melalui penugasan-penugasannya

6.      Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan

Eksekutif dapat menggunakan panitia untuk mematikan gagasan atau usulan yang akan menimbulkan konsekuensi-konsekuensi buruk

Kerugian Panitia

1.      Pemborosan waktu dan uang

Kerja panitia memakan waktu lebih lama dibandingkan seorang individu yang bekerja sendiri, dan membawa konsekuensi biayauntuk pengupahan para partisipan.

2.      Dominasi individu

Dominasi individu dapat menurunkan produktivitas, karena pimpinan panitia biasanya  dipegang atasan (pemimpin formal), keputusan dapat diarahkan sesuai kehendak pimpinan.

3.      Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu

4.      Kurangnya tanggung jawab

Karena tidak seorangpun yang bertanggung jawab secara pribadi terhadap keputusan panitia.

ORGANISASI INFORMAL

            Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Organisasi formal mempunyai tujuan, struktur, dan pola kerja yang teratur melalui manajemen, sedangkan organisasi informal berdiri diatas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan, dan pola hubungan diantara para anggota tanpa tujuan yang khusus. Argyris mengemukakan 4 (empat) bidang utama dimana organisasi formal dan informla berbeda :

1.      Hubungan-hubungan antar pribadi

Dalam organisasi formal hubungan-hubungan di antara orang-orang digambarkan jelas, sedangkan dalam hubungan-hubungan informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2.      Kepemimpinan

Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

3.      Pengendalian perilaku

Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikannya dengan pemenuhan kebutuhan.

4.      Ketergantungan

Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung daripada para anggota kelompok informal.

Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan- kebutuhan manusiawi (human needs) yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, seperti kebutuhan hubungan sosial, rasa memiliki, dan rasa pengenalan diri.

Fungsi-fungsi yang dilaksanakan

1.      Menetapkan, memperkuat, dan meneruskan norma-norma dan nilai-nilai sosial budaya penting para anggota kelompok

2.      Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer

3.      Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebegai alat komunikasi tambahan

4.      Memberika kepuasan dan status sosial kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal

Masalah-masalah yang diciptakan

            Kelompok-kelompok informal menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap perubahan, menghidupkan dan menyebarkan desus-desus, dan mengembangkan keseragaman diantara para anggota, termasuk pemabatasan pelaksanaan kegiatan.

Sikap manajemen terhadap organisasi informal

            Sikap manajemen yang paling baik adalah memahami, mencari persesuaian, dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok-kelompok informal